Офис-менеджер

Обработка результатов маркетинговых исследований

Административная организация работы офиса в полном объеме
• оперативное выполнение распоряжений и поручений;
• контроль за проведением встреч, переговоров;
• сбор и анализ необходимой информации по запросу;
• организация командировок сотрудников (оформление виз, заказ билетов, бронирование гостиниц и трансфера);
• управление секретариатом (в подчинении 2 человека);
• координация и контроль работы курьерской службы;
• подбор административного персонала, проведение интервью;
• организация делопроизводства, контроль за внутренним и внешним документооборотом;
• управление арендными взаимоотношениями по всем договорам аренды, взаимодействие с арендодателями по хозяйственным вопросам;
• обеспечение офиса: канцтовары, визитки, контроль работы служб уборки, работа с сервисными компаниями;
• организация переезда офиса и его ремонта;
• поиск и анализ поставщиков, заключение договоров;
• ведение кадровой документации: прием, увольнение, оформление личных карточек работников, составление и контроль документов (служебные записки, распоряжения, приказы), оформление страховых медицинских полисов работникам;
• взаимодействие с бухгалтерией (проверка и предоставление счетов), оформление счетов клиентам за предоставленные услуги в полном объеме (проверка и редактирование отчетов по проделанной работе специалистов), внесение информации в специально установленную программу), помощь в сборе документации от клиентов и поставщиков;
• взаимодействие с партнерами компании;
• организация корпоративных мероприятий.

· обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ офисной техники и принадлежностей)
· систематизация и подготовка документов к сдаче в архив;
· организация поздравлений клиентов, отправка и прием факсов, обработка почты;
· ведение деловой переписки;
· создание и ведение файлов;
· прием и распределение звонков;
· информационное обеспечение офиса: подбор материалов, статей и других публикаций, приобретение специализированной литературы.